כאשר משתמשים בציוד משרדי ממתכת, הדבר הראשון שיש לשים לב אליו הוא מניעת לחות וקורוזיה. למרות שרוב הציוד המשרדי המתכתי עובר טיפולי ציפוי אבקה, ציפוי אלקטרוליטי או-הגהת חלודה לפני היציאה מהמפעל, עדיין עלולים להתרחש חמצון או חלודה אם הם נחשפים לסביבה לחה במשך זמן רב. לכן, בשימוש יומיומי, הימנע מהצבתם באזורי לחות- גבוהה, כגון ליד מקורות מים או חללים לא מאווררים; כמו כן, הימנע מהשארת שאריות נוזלים על פני השטח לתקופות ממושכות, ונגב אותם יבשים מיד אם הם נרטבים כדי לשמור על יציבות ביצועי ההגנה על פני השטח.
שנית, שימו לב לשימוש סביר והימנעו מעומס יתר. למרות שלציוד משרדי ממתכת יש חוזק מבני גבוה, יכולת נשיאת העומס- משתנה בין המוצרים. אם נעשה שימוש מעבר לעומס התכנון במשך זמן רב, זה עדיין עלול להוביל לעיוות או התרופפות מבני.
בנוסף, יש לבצע גם תחזוקה וניקיון יומיומית על פי התקנות. בעת הניקוי, השתמש במטלית רכה לניגוב, והימנע משימוש בחומצות חזקות, אלקליות חזקות או חומרי ניקוי קורוזיביים כדי למנוע נזק לציפוי פני השטח.